De regelgevers waren al begonnen het gebruik van ongeoorloofde berichtgevingsinstrumenten voor de bespreking van potentieel marktbeïnvloedende aangelegenheden aan banden te leggen, maar de kwestie werd dringender toen de pandemie in 2020 meer financieel personeel dwong thuis te werken.

De meeste bedrijven die door de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) en de Commodity Futures Trading Commission (CFTC) betrapt zijn op communicatie en het bijhouden van gegevens, zijn banken - die samen een boete van meer dan $1 miljard hebben gekregen of opzij hebben gezet om boetes te dekken.

Maar ook fondsenfirma's met miljarden dollars aan activa zijn hun controle op de wisselwerking tussen personeel en cliënten aan het opvoeren.

"Het is het heetste hangijzer in de sector op dit ogenblik," zei een zakenbankier, die zijn naam weigerde te noemen in overeenstemming met de regels van zijn werkgever over het spreken met de media.

Reuters meldde vorig jaar dat de SEC onderzocht of Wall Street banken de werkgerelateerde communicatie van werknemers voldoende hadden gedocumenteerd, en JPMorgan kreeg in december een boete van 200 miljoen dollar wegens "wijdverspreide" tekortkomingen.

De Duitse vermogensbeheerder DWS zei vorige maand dat het 12 miljoen euro ($12 miljoen) opzij had gezet voor mogelijke Amerikaanse boetes in verband met onderzoeken naar het gebruik van niet-goedgekeurde apparaten door zijn werknemers en naar eisen voor het bijhouden van gegevens, en voegde zich daarmee bij een hele reeks banken die soortgelijke voorzieningen troffen, waaronder Bank of America, Morgan Stanley en Credit Suisse.

Bronnen bij verscheidene andere beleggingsondernemingen - in de financiële gemeenschap omschreven als de "buy-side" - waaronder Amundi, AXA Investment Management, BNP Paribas Asset Management en JPMorgan Asset Management, vertelden Reuters dat zij middelen hebben ingezet om alle communicatie tussen personeel en cliënten in overeenstemming te houden met de voorschriften.

Woordvoerders van de SEC en de CFTC weigerden commentaar te geven op de vraag of hun onderzoeken verder zouden kunnen reiken dan de banken, maar bronnen in de sector verwachten dat de autoriteiten hun netten breder zullen uitwerpen in de financiële sector en zelfs tot bij de overheid.

Vorige maand heeft het Britse Information Commissioner's Office (ICO), de belangrijkste Britse waakhond voor gegevensbescherming, opgeroepen tot een onderzoek naar het gebruik van WhatsApp, privé-e-mails en andere berichten-apps door overheidsfunctionarissen, nadat uit een onderzoek was gebleken dat de gegevens tijdens de pandemie "onvoldoende waren beveiligd".

GOEDE ZAKEN VOOR SOMMIGEN

De regelgeving voor financiële instellingen is sinds de wereldwijde financiële crisis van 2007-9 geleidelijk aangescherpt en bedrijven nemen al geruime tijd de communicatie van het personeel naar en van kantoortelefoons op.

Deze praktijk is bedoeld om inbreuken zoals handel met voorkennis en "front-running", of handel op basis van informatie die nog niet openbaar is, te ontmoedigen en aan het licht te brengen, en om ervoor te zorgen dat de beste praktijken worden toegepast bij de behandeling van klanten.

Maar nu duizenden financiële medewerkers en hun klanten nog steeds op afstand werken, nadat zij aan het begin van de pandemie de kantoren van het bedrijf hebben verlaten, lopen sommige gevoelige gesprekken die zouden moeten worden opgenomen, nog steeds het risico dat zij per ongeluk via informele of ongeoorloofde kanalen worden gevoerd.

Brad Levy, CEO van bedrijfssoftwarebedrijf Symphony, zei dat de bezorgdheid over het beheer van dat risico heeft geleid tot een sterke toename van de belangstelling voor software-upgrades die gesprekken op populaire messenging-tools, zoals WhatsApp van Meta Platforms, opneembaar maken.

"De meesten geloven dat de reikwijdte van deze onderzoeken groter zal worden naarmate ze dieper gaan," zei Levy.

"Veel marktdeelnemers hebben bewaar- en toezichtvereisten, dus zullen waarschijnlijk een standpunt innemen, ook om pro-actiever te zijn zonder een direct doelwit te zijn."

Hij zei dat het gebruikersbestand van Symphony sinds de pandemie meer dan verdubbeld is tot 600.000, verspreid over 1.000 financiële instellingen, waaronder JPMorgan en Goldman Sachs.

Symphony's collega Movius zei ook dat zijn bedrijfslijnen die gespecialiseerd zijn in het opneembaar maken van WhatsApp en andere hulpmiddelen in een jaar tijd meer dan verdubbeld zijn, met verkoop aan vermogensbeheerders als groeiend onderdeel.

"Velen aan de buy-side hebben ingezien dat je niet alleen op SMS en telefoongesprekken kunt vertrouwen," zei Movius Chief Executive Ananth Siva, die eraan toevoegde dat het bedrijf ook met andere sterk gereguleerde industrieën, waaronder de gezondheidszorg, wilde gaan samenwerken.

De software van Movius integreert communicatiemiddelen van derden, zoals e-mail, Zoom, Microsoft Teams en WhatsApp, in één systeem dat naar behoefte kan worden opgenomen en gearchiveerd, zei hij.

Amundi, AXA IM, BNPP AM en JPMorgan Asset Management bevestigden allen dat zij de Symphony software hebben ingevoerd, maar weigerden commentaar te geven op de volledige reikwijdte van de diensten die zij gebruiken of wanneer deze zijn uitgerold.

Amundi en AXA IM bevestigden allebei dat zij Symphony-diensten gebruikten voor teamcommunicatie, terwijl AXA IM ook zei dat zij het voor marktinformatie gebruikten.

Amundi, BNPP AM en JP Morgan AM weigerden commentaar te geven op de vraag of zij dachten dat de toezichthouders zouden trachten het bijhouden van gegevens bij vermogensbeheerders te onderzoeken nadat de handhavingsacties tegen de banken waren afgerond.

Een woordvoerder van BNPP AM zei dat het het gebruik van WhatsApp voor communicatie met cliënten had verboden vanwege compliance-, juridische en risico-overwegingen, waaronder General Data Protection Regulation (GDPR).

($1 = 0,9872 euro)