Computer Task Group, Incorporated kondigde de succesvolle samenwerking met VCU Health System aan tijdens hun Epic go-live in december 2021. CTG heeft gedurende de hele samenwerking oplossingen geboden voor legacy-applicaties, cruciale go-live voorbereidingsactiviteiten, training van eindgebruikers, optimalisatie van workflows en persoonlijke ondersteuning van eindgebruikersapplicaties voor de VCU Health-onderneming. Op 1 december 2021 kondigde VCU Health haar plannen aan voor de invoering van Epic, een elektronisch patiëntendossier (EPD), om patiëntgerichte zorg en een volledig verbonden netwerk binnen de gehele onderneming te bieden door de communicatie tussen patiënten en clinici en de besluitvorming over de zorg te verbeteren. Al vroeg in het planningsproces van de organisatie voor de implementatie van Epic werd CTG ingeschakeld voor de ondersteuning van cruciale legacy-applicaties, zodat de interne middelen van het gezondheidssysteem zich konden richten op de planning van Epic en de training van de applicaties. VCU Health nam CTG vervolgens in dienst voor ondersteunende oplossingen bij de activering en training. Ter voorbereiding op de activering werkte CTG samen met het gezondheidssysteem aan activiteiten met betrekking tot opleiding, virtuele en onsite ondersteuningsniveaus en logistiek, en technische paraatheid in ziekenhuizen en ambulances—allemaal van cruciaal belang om te zorgen voor adequate opleiding, personeelsbezetting en technische voorbereiding voor de go-live. Door de aanhoudende COVID-19-pandemie moest VCU Health de voor- en nadelen afwegen van het aanbieden van off-site, in-person en virtuele training. De organisatie koos voor een hybride opleidingsmodel waarbij eindgebruikers op externe locaties bijeenkwamen die een veilige sociale afstand mogelijk maakten. De deelnemers logden vervolgens in op virtuele trainingssessies die werden gegeven door het CTG Training team. De meer dan 140 Epic-gecertificeerde of -gecertificeerde trainers van CTG hielpen bij de ontwikkeling van het curriculum, stelden trainingsinhoud op en werkten deze bij, ondersteunden het trainingsprogramma voor Epic-specialisten (STS), hielpen bij de ontwikkeling van de inhoud van het gebruikersinstellings-lab en trainden zorgverleners over hoe ze het nieuwe systeem kunnen personaliseren. CTG’s team trainde ongeveer 16.000 eindgebruikers van het gezondheidssysteem gedurende het engagement. Om ervoor te zorgen dat het personeel van de organisatie een positieve ervaring had, zorgde CTG voor meer dan 50 onsite ondersteunende medewerkers om de logistiek van de hybride leeromgeving te beheren en een naadloze gebruikerservaring te bieden. VCU Health koos voor persoonlijke ondersteuning (At-the-Elbow (ATE)) om hun team aan te vullen tijdens de go-live om de adoptie te verzekeren en vertrouwen in het nieuwe systeem op te bouwen. CTG werkte samen met de leiding van het gezondheidssysteem om een grondige Activation Site Assessment (Assessment) uit te voeren om de noodzakelijke go-live support niveaus te bepalen, inclusief het doorlichten van alle ziekenhuizen en ambulante locaties. Deze beoordeling was van groot belang bij het bepalen van het vereiste aantal mensen met Epic-applicatieondersteuningsvaardigheden om ervoor te zorgen dat het personeel van het gezondheidssysteem hun nieuwe EPD-systeem kon gebruiken zonder de patiëntenzorg te beïnvloeden. CTG’s Assessment-methodologie hield rekening met elk gebied waar clinici werken en resulteerde in heat maps voor honderden locaties, die vervolgens in kaart werden gebracht met verblijfsgebieden en rijroutes om ervoor te zorgen dat de grote supportteams altijd daar waren waar ze moesten zijn, wanneer ze daar moesten zijn. Toen de behoeften van VCU Health’s tijdens de go-live veranderden, reageerde CTG en paste het plan aan om ondersteuning en oplossingen te bieden zoals vereist. Tot slot wendde de organisatie zich tot CTG voor aanvullende ondersteuning bij technische gereedheidsactiviteiten. Teams van meer dan 150 ervaren CTG-consultants werkten nauw samen met teamleden om kritieke ambulante en intramurale gegevens te identificeren, extraheren en in het nieuwe systeem in te laden. Vanwege het grote aantal eindgebruikers en het aanzienlijke geografische gebied dat VCU Health ondersteunt, leverde CTG bijna 1.200 activeringsteamleden voor de go-live die meer dan 16.000 eindgebruikers ondersteunden in vijf ziekenhuizen en meerdere ambulante centra in het oosten en midden van Virginia. Het inzetten van een team van deze omvang vereiste een constante en complexe personeelsbezetting en logistiek beheer. Op zaterdag 4 december 2021 is VCU Health met succes live gegaan met Epic in alle ziekenhuizen en klinieken, met uitzondering van VCU Health Tappahannock Hospital en de Warsaw-locatie, die in maart 2022 zullen volgen. Momenteel blijft een klein aantal opleidings- en go-live-medewerkers van CTG eindgebruikersopleidingen en workflowoptimalisatie ondersteunen in gebieden met een hoge complexiteit. CTG zal ook terugkeren om de go-live van het VCU Health Tappahannock Hospital te ondersteunen. Daarnaast heeft VCU Health onlangs CTG ook gekozen als hun Managed Services partner voor MyChart en Epic Level 1.5 support oplossingen.