Xior Student Housing : Minutes of the annual meeting of 19 May 2023 (official document Dutch only)

XIOR STUDENT HOUSING NV

Openbare Gereglementeerde Vastgoedvennootschap naar Belgisch recht

Frankrijklei 64-68, 2000 Antwerpen (België)

Ondernemingsnummer: 0547.972.794 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen)

(de "Vennootschap")

Notulen van de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 19 mei 2023

De Algemene Vergadering van Xior Student Housing NV (de "Algemene Vergadering") werd gehouden op vrijdag 19 mei 2023, om 10:00 uur, op de zetel van de Vennootschap, teneinde te beraadslagen en te besluiten over de hieronder vermelde agenda.

1. Samenstelling Bureau

De vergadering wordt geopend om 10u00 onder voorzitterschap van de heer Wilfried Neven, onafhankelijk bestuurder en voorzitter van de raad van bestuur van de Vennootschap. Deze duidt aan als secretaris de heer Christian Teunissen. De heer Andries De Smet en mevrouw Lisa Van Loon Desmidt vervullen de taak van stemopnemers.

1. Samenstelling vergadering

Zijn aanwezig of vertegenwoordigd de aandeelhouders van de Vennootschap, waarvan de volledige identiteit, alsook het aantal effecten, waarvan elk van hen zich op de Registratiedatum (d.i. 5 mei 2023) eigenaar verklaart, voorkomt op de aanwezigheidslijst die wordt aangehecht als bijlage.

De aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders hebben voldaan aan de voorschriften van artikel 26 van de statuten om tot de vergadering te worden toegelaten, zoals blijkt uit het register bedoeld in zelfde artikel 26 (3), dat wordt voorgelegd door de secretaris.

De aandeelhouders worden erop gewezen dat gelet op artikel 7:143 §4, 2de lid Wetboek van vennootschappen en verenigingen, de heer Christian Teunissen als lid van het bestuursorgaan van de Vennootschap, zou kunnen worden geacht voor een potentieel belangenconflict te worden geplaatst. De vergadering noteert dat de lastgevers op deze situatie werden gewezen in het volmachtformulier en dat alle betrokken lastgevers voor ieder onderwerp op de agenda specifieke

1

steminstructies hebben gegeven of, zoals uitdrukkelijk voorzien in het volmachtformulier, worden geacht specifieke steminstructies te hebben gegeven.

Volgende bestuurders van de Vennootschap zijn fysiek aanwezig:

• Christian Teunissen, uitvoerend bestuurder (CEO)
• Wilfried Neven, onafhankelijk bestuurder

Frederik Snauwaert, uitvoerend bestuurder (CFO) van de vennootschap is aanwezig via teams videoconferentie.

Volgende bestuurders van de Vennootschap zijn verontschuldigd:

• Joost Uwents, onafhankelijk bestuurder
• Wouter De Maeseneire, onafhankelijk bestuurder
• Marieke Bax, onafhankelijk bestuurder
• Conny Vandendriessche, onafhankelijk bestuurder
• Colette Dierick, onafhankelijk bestuurder

De Commissaris van de Vennootschap is aanwezig.

1. Formaliteiten

Deze vergadering werd bijeengeroepen met toepassing van artikel 7:128, 7:129 en 7:132 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 25 van de statuten bij aankondiging gepubliceerd als volgt, waarvan de bewijsstukken worden voorgelegd:

1. Het Belgisch Staatsblad van 19 april 2023
2. De Standaard van 19 april 2023

Deze oproepingen bevatten de datum, uur en agenda, alsmede de voorstellen tot besluit.

De bijeenroeping werd tevens op elektronische wijze verspreid via de website van de Vennootschap www.xior.be op 19 april 2023.

De aandeelhouders op naam, de bestuurders en de commissaris werden daarenboven uitgenodigd per e-mail op 19 april 2023.

2

Er werden door de aandeelhouders die alleen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bezitten geen verzoeken ingediend voor het plaatsen van bijkomende punten op de agenda van de Algemene Vergadering of voor het indienen van voorstellen van besluit.

Er werden noch door de Raad van Bestuur van de Vennootschap, noch door de Commissaris schriftelijke vragen ontvangen met betrekking tot de verslagen en de agendapunten.

Het kapitaal van de Vennootschap wordt vertegenwoordigd door 35.618.161 aandelen, zonder nominale waarde, die elk 1/ 35.618.161ste deel van het kapitaal vertegenwoordigen. Het kapitaal is volledig volgestort. Elk aandeel recht geeft op één stem.

Er werden geen andere effecten uitgegeven dan gemelde kapitaalaandelen.

IV. Agenda

De Voorzitter zet vervolgens volgende agenda uiteen:

1. Xior Student Housing NV

1. Kennisname van de jaarverslagen van de Raad van Bestuur met betrekking tot de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2022 (loutere kennisname - geen voorstel van besluit).
2. Kennisname van de verslagen van de Commissaris van de Vennootschap betreffende de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2022 (loutere kennisname - geen voorstel van besluit).
3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2022 (loutere kennisname - geen voorstel van besluit).
4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat.
   Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2022, inclusief de bestemming van het resultaat, goed. Bijgevolg wordt over 2022 een dividend uitgekeerd van EUR 1,6560 bruto of EUR 1,1592 netto per aandeel (rekening houdend met de dividendgerechtigheid van (resp. coupons die onthecht

3

werden van) de aandelen, vertegenwoordigd door coupon nr. 21 (ten belope van EUR 1,1660 bruto) en coupon nr. 22 (ten belope van EUR 0,4900 euro bruto).

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag, dat een specifiek onderdeel vormt van de verklaring inzake deugdelijk bestuur.
   Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag, dat een specifiek onderdeel vormt van de verklaring inzake deugdelijk bestuur, goed.
2. Kwijting aan de bestuurders van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de bestuurders van de Vennootschap voor hun mandaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

1.7 Kwijting aan de Commissaris van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de Commissaris van de Vennootschap voor zijn mandaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

1.8 Goedkeuring van aanpassing van de bezoldiging van de niet-uitvoerende bestuurders. Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering beslist om de bezoldiging van de niet- uitvoerende bestuurders met ingang van 1 januari 2023 als volgt aan te passen:

• Op het niveau van de raad van bestuur: een vaste jaarlijkse vergoeding van EUR 47.500 voor de niet-uitvoerende bestuurder die voorzitter is van de raad van bestuur en van EUR 37.500 voor elke andere niet-uitvoerende bestuurder. Er zullen geen zitpenningen meer worden betaald voor deelname aan vergaderingen van de raad van bestuur;
• Op het niveau van het Audit & Riskcomité (nieuwe naam van het Auditcomité): een vaste jaarlijkse vergoeding van EUR 8.000 voor de niet-uitvoerende bestuurder die voorzitter is van dit comité en van EUR 4.000 voor alle andere niet-uitvoerende bestuurders die lid zijn van dit comité. Er zullen geen zitpenningen worden betaald voor deelname aan vergaderingen van dit comité;
• Op het niveau van het Remuneratie- en Benoemingscomité: een vaste jaarlijkse vergoeding van EUR 8.000 voor de niet-uitvoerende bestuurder die voorzitter is van dit comité en van EUR 4.000 voor alle andere niet-uitvoerende bestuurders die lid zijn van dit comité. Er zullen geen zitpenningen worden betaald voor deelname aan vergaderingen van dit comité;
• Op het niveau van het Ethics & ESG comité: een vaste jaarlijkse vergoeding van EUR 4.000 voor alle niet-uitvoerende bestuurders die lid zijn van dit comité. Er zullen geen zitpenningen worden betaald voor deelname aan vergaderingen van dit comité;

4

• Op het niveau van het Investeringscomité: een vaste jaarlijkse vergoeding van EUR 20.000 (in plaats van het huidige bedrag van EUR 10.000) voor alle niet-uitvoerende bestuurders die lid zijn van het investeringscomité (op heden enkel de heer Joost

Uwents). Er zullen geen zitpenningen meer worden betaald voor deelname aan vergaderingen van dit comité.

De bestaande forfaitaire onkostenvergoeding van EUR 2.500 per jaar blijft van toepassing voor bestuurders gedomicilieerd in België. Voor bestuurders die gedomicilieerd zijn buiten België wordt deze verhoogd naar EUR 5.000. Het remuneratiebeleid van de Vennootschap wordt aangepast in overeenstemming met het bovenstaande.

Toelichting: Het benoemings- en remuneratiecomité voert op een tweejaarlijkse basis een analyse uit van de vergoeding van de bestuurders. Deze analyse heeft geleid tot voornoemd voorstel om de vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders aan te passen. De redenen hiervoor zijn als volgt: (i) sinds begin van dit jaar heeft de Vennootschap gekozen om het lidmaatschap van de comités binnen de raad van bestuur te beperken tot drie leden per comité (in plaats van alle niet- uitvoerende bestuurders zoals in het verleden) met de bedoeling om de comités toe te laten om dieper en met meer focus in te gaan op bepaalde topics. Gelet op de significante extra tijdsinspanning die hiervoor wordt gevraagd van de leden van de comités (meer voorbereidingstijd en meer vergaderingen), is het dan ook logisch om het lidmaatschap van de comités afzonderlijk te vergoeden, (ii) de voorzitters van zowel de raad van bestuur als de comités spelen een meer uitgebreide rol in de voorbereiding van dossiers en de coördinatie van de raad van bestuur en de comités, hetgeen een gepaste vergoeding verdient, (iii) de taak van bestuurder bij Xior betreft veel meer dan het bijwonen van een aantal vergaderingen, er wordt van de bestuurders een voortdurende betrokkenheid gevraagd (bv. voor contacten met verschillende departementen van het bedrijf, voorbereiding van complexe dossiers), het is dan ook meer passend om de taak van bestuurders geheel met een vaste vergoeding te remunereren in plaats van gedeeltelijk met een vaste vergoeding en gedeeltelijk met zitpenningen, (iv) tot slot laat het de Vennootschap toe om flexibeler extra vergaderingen te organiseren zonder dat dit bijkomende kosten met zich meebrengt, wat een maximale betrokkenheid van de bestuurders toelaat. Op basis van de huidige samenstelling van de raad van bestuur en comités (i.e. op datum van de oproeping) is de ingeschatte totale vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders voor 2023 op basis van voornoemd voorstel in totaal EUR 295.000, dit is ongeveer 17,24% meer dan de voor 2022 totale betaalde vergoeding van de niet-uitvoerende bestuurders. De voornoemde stijging is voor een gedeelte te wijten aan het feit dat er voor het volledig jaar 2023 zes niet-uitvoerende bestuurders zullen zijn, terwijl er in 2022 tot en met 19 mei 2022 slechts vijf niet-uitvoerende bestuurders waren en is voor het overige te verantwoorden op basis van de toegenomen complexiteit van de

5