Holland Colours : Minutes General Shareholders Meeting

NOTULEN ALGEMENE VERGADERING

VAN AANDEELHOUDERS

HOLLAND COLOURS NV

7 JULI 2022

AGENDA

1. Opening
2. Report of the Board of Management on the financial year 2021/2022
3. Financial Statements 2021/2022
4. 1. Advisory vote regarding the remuneration report financial year 2021/2022 (advisory vote)
   2. Adoption of the financial statements 2021/2022 (voting item)
5. Reserves and dividend policy
6. Profit appropriation and dividend
   Adoption of the appropriation of the profit (voting item)
7. Discharge to the Board of Management (voting item)
8. Discharge to the Supervisory Board (voting item)
9. Statutory Board of Management
10. 1. Re-appointmentof Mr. C.W.H. Vinke as Statutory Director (voting item)
    2. Re-appointmentof Mr. E.M.S. van Hamersveld as Statutory Director (voting item)
11. Supervisory Board
    Re-appointment of Mr. G.H. de Heer as member of the Supervisory Board (voting item)

1. Remuneration
2. 1. Adoption of the remuneration policy of the Board of Management (voting item)
   2. Adoption of the remuneration policy of the Supervisory Board (voting item)
3. Update strategy Holland Colours Group
4. Authorization to the Board of Management, subject to the approval of the Supervisory Board, to acquire ordinary shares in the Company on behalf of the Company (voting item)
5. Any other business
6. Closure

Pagina 2 van 9

NOTULEN

Samenvatting van de verhandelingen tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders van Holland Colours NV (de Vennootschap), gehouden op 7 juli 2022 vanaf 10:00 uur (CET).

Voorzitter:	De heer R. Zoomers, Voorzitter van de Raad van Commissarissen Holland Colours NV
Secretaris:	Mevrouw M.J. Bos, Legal Affairs en Secretaris Holland Colours NV

1. Opening

De Voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

De Voorzitter stelt de aanwezigen voor:

Raad van Bestuur: de heer Vinke (CEO), de heer Rutgers (CFO a.i.) en de heer Van Hamersveld (CTO).

De leden van de Raad van Commissarissen: de heer De Heer, mevrouw Doornbos en de heer Klaus. Verder is de heer Vermeulen, PricewaterhouseCoopers Accounts NV, aanwezig. Hij zal een toelichting geven op de controlewerkzaamheden met betrekking tot de Jaarrekening.

Mevrouw Bos zal de notulen van deze vergadering houden. Om praktische redenen wordt er een geluidsopname gemaakt van de vergadering.

De vergadering is tijdig en conform de formele vereisten bijeengeroepen. De agenda van deze Algemene Vergadering van Aandeelhouders met toelichting is ter inzage gelegd ten kantore van de Vennootschap, tezamen met de curricula vitae inzake de herbenoemingen van de heren Vinke, Van Hamersveld en De Heer en het jaarverslag over het boekjaar 2021/2022. De informatie is beschikbaar op de website van de

Vennootschap:www.hollandcolours.com.

De mogelijkheid is geboden om via e-voting een stem op de diverse agendapunten voor deze vergadering uit te brengen. De stemmen die via e-voting zijn ontvangen zullen in acht worden genomen bij de diverse ter stemming te brengen agendapunten. Bij het tellen van de stemmen worden de onthoudingen niet meegeteld.

60,35 % van het totale aandelenkapitaal is in deze aandeelhoudersvergadering vertegenwoordigd. Vastgesteld wordt dat de oproeping voor deze vergadering is geschied overeenkomstig alle wettelijke en

statutaire vereisten en derhalve is de vergadering gerechtigd om rechtsgeldige besluiten te nemen.

2. Bestuursverslag over het boekjaar 2021/2022

De Voorzitter geeft het woord aan de heer Vinke, die aan de hand van een presentatie een toelichting geeft op de gang van zaken in het licht van COVID-19, situatie m.b.t. Ukraine, marktontwikkelingen, omzetgroei, margemanagement, kosten en investeringen in mensen en processen (moderniseringsslag op het gebied van de IT infrastructuur dat onderdeel is van de strategie), bedrijfsresultaat en nettoresultaat en overige ontwikkelingen.

De heer Rutgers geeft een toelichting op de financiële resultaten boekjaar 2021/2022. Hij informeert de vergadering over de resultaten van de groep, resultaten van de divisies, cashflowontwikkeling (waarbij wordt benadrukt dat alle investeringen uit eigen middelen zijn betaald alsook de uitbetaling van het dividend) en dividendbeleid.

Voor wat betreft de divisie Americas wordt toegelicht dat de omzetstijging 15% is, maar dat het operationeel resultaat ogenschijnlijk gelijk blijft door een éénmalig effect van USD 1,2 mio bijdrage van de Amerikaanse overheid inzake Covid-19 in het vorige boekjaar. Hiervoor genormaliseerd is de stijging van het operationeel resultaat 36%.

Voor wat betreft de outlook 2022/2023 geeft de heer Vinke aan dat Holland Colours opereert in relatief stabiele markten, echter er is een hoge mate van onzekerheid voor wat betreft de resultaatontwikkelingen vanwege COVID-19, de situatie in Ukraine en de wereldwijde economische situatie (BNP en inflatie). Holland Colours heeft continuïteit en duurzaamheid hoog in het vaandel staan en zal haar investeringsprogramma voor de toekomst doorzetten.

Pagina 3 van 9

3. Jaarrekening 2021/2022

1. Adviserende stem over het bezoldigingsverslag boekjaar 2021/2022

Mede namens de Remuneratie Commissie informeert de Voorzitter de vergadering dat de bezoldiging in het boekjaar 2021/2022 is uitgevoerd conform het bezoldigingsbeleid.

Na stemming concludeert de heer Zoomers dat de aandeelhouders een positief advies hebben uitgebracht met betrekking tot het bezoldigingsverslag 2021/2022 voor de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen.

1. Vaststelling van de Jaarrekening 2021/2022

De Jaarrekening over het boekjaar 2021/2022 is voorzien van een goedkeurende controleverklaring door PricewaterhouseCoopers Accounts NV (PwC).

De Voorzitter geeft het woord aan de heer Vermeulen, de leadpartner van PwC, hij brengt verslag uit van de controlewerkzaamheden die door PwC zijn verricht en geeft een toelichting op de controleverklaring aan de hand van de volgende onderwerpen:

• Het controleproces
• De conclusie van de controle
• De belangrijkste aandachtsgebieden
• De materialiteit en reikwijdte van de controle
• Fraude en continuïteit en
• Het bestuursverslag

Controleproces

De controle is conform controleplan uitgevoerd en in detail besproken met de Management Board en de Raad van Commissarissen.

Er zijn wereldwijd controlewerkzaamheden verricht in Nederland, Indonesië en de Verenigde Staten. Daarnaast zijn er specifieke werkzaamheden verricht op de voorraden in Hongarije.

Holland Colours heeft stappen gemaakt met verdere formalisering van bepaalde processen en procedures zoals risico assessment, de groepsaccounting manual en de reporting packages van de divisies. Dit heeft een positieve impact op het controleproces.

De controleverklaring heeft een goedkeurend oordeel. Daarnaast is tevens vastgesteld dat de Jaarrekening voldoet aan de vereisten van het European Single Electronic Format ESEF.

In de controleverklaring zijn een tweetal kernpunten van de controle opgenomen: verantwoording van opbrengsten en de waardering van de voorraden. De verklaring geeft weer welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd. Ook hier zijn geen materiële bevindingen geconstateerd. De basis voor de materialiteit is ook dit jaar weer de hoogte van de omzet geweest.

In lijn met maatschappelijke verwachtingen is dit jaar in de controleverklaring uitgebreider over de onderwerpen fraude en continuïteit gerapporteerd.

Ten aanzien van de continuïteit is het risicoprofiel laag, er zijn geen schulden en de cashflow is goed.

Ten aanzien van fraude zijn op basis van de frauderisico-inschatting drie frauderisico's geïdentificeerd: Twee betreffen standaard frauderisico's op basis van de controlestandaarden te weten; het risico van doorbreking van de interne beheersing door het management en het risico van fraude door te hoge opbrengstverantwoording.

Het derde risico betreft omkoping en corruptie en heeft te maken met de type producten, de vestigingsplaatsen en in welke landen er zaken wordt gedaan. Holland Colours heeft melding gedaan en gerapporteerd over betalingen in Indonesië. PwC heeft geconcludeerd dat het verrichte onderzoek en de werkzaamheden die door Holland Colours gedaan zijn voldoende zijn, alsook de genomen maatregelen om potentiële risico's going forward te mitigeren. In de controleverklaring is expliciet opgenomen welke werkzaamheden hieromtrent door PwC zijn uitgevoerd.

Naast de controlewerkzaamheden op de Jaarrekening is de overige informatie in het verslag beoordeeld. Er zijn geen inconsistenties in deze rapportage aangetroffen. Ook het remuneratieverslag voldoet aan de eisen die zijn gesteld in de wet.

Pagina 4 van 9

De Voorzitter geeft de aanwezigen gelegenheid tot het stellen van vragen. Hij vraagt hen daarvoor gebruik te maken van de microfoon en de naam te noemen t.b.v. de notulen.

Dhr. Snoeker: Vraag

Weet u hoeveel mensen het jaarverslag lezen? Antwoord

De heer Zoomers deelt mee dat hierover geen data bekend zijn. Mede vanuit de duurzaamheidsgedachte is het jaarverslag er alleen in digitale vorm. Er wordt veel tijd en effort in gestoken. Het jaarverslag is in het Engels omdat het mondiaal informatie geeft voor klanten en relaties van Hollland Colours.

Dhr. Rienks complimenteert Holland Colours met het behaalde resultaat. Vraag

Hoe wordt door leidinggevenden gereageerd op de door medewerkers gemelde 'bijna ongevallen'? Antwoord

Dhr. Vinke geeft aan dat het melden van 'bijna ongevallen' wordt gewaardeerd en gestimuleerd. Veiligheid staat voorop in een mens georiënteerd bedrijf als Holland Colours. Wanneer er een melding wordt gedaan, kan er actie op worden genomen.

De heer Rienks doet de suggestie om goed naar de functie-inhoud en functieomschrijving te kijken bij het zoeken naar een nieuwe (waarschijnlijk vrouwelijke) CFO, wat mogelijk de zittingsperiode ten goede kan komen.

Antwoord

De heer Zoomers spreekt uit dat het de voorkeur heeft dat een CFO een aantal jaren aan de onderneming verbonden blijft. Dat is ook zeker weer de doelstelling bij de search naar een nieuwe CFO. Volgens de richtlijnen moet er gestreefd worden dat een derde van de top van het bedrijf vrouw is en het is belangrijk iemand te vinden met voldoende expertise die goed past in het team en de onderneming en ook affiniteit heeft met de cultuur van het bedrijf.

Vraag

Wat is de aanpak van Holland Colours gezien de veranderende wereld ten aanzien van kunststof recycling, hetgeen volgens de heer Rienks hoofdonderwerp voor de onderneming is in het komende decennium. Antwoord

De heer Van Hamersveld zal dit behandelen bij agendapunt 11, update strategie.

De heer Snoeker dankt voor de goede en duidelijke toelichting en toekomstvisie door de heer Vinke. Tevens complimenteert hij de heer Rutgers met de wijze waarop hij de financiële cijfers naar voren heeft gebracht. Vraag

Blijft de heer Rutgers aan als CFO of is er al een ander op het oog? Antwoord

De heer Zoomers geeft aan dat is afgesproken dat de heer Rutgers geruime tijd beschikbaar blijft en, nu na afronding van de werkzaamheden met betrekking tot de Jaarrekening, er opnieuw een zorgvuldig proces wordt opgestart. Alle mogelijkheden zullen worden aangegrepen om tot een goede invulling te komen. Er is nog niemand op het oog.

Vraag

Geconstateerd kan worden dat Holland Colours vanaf de introductie op de beurs de eerste 13 jaar enorm is gegroeid en de winst cumulatief steeg met 9%. De volgende 12 jaar ging de omzet niet omhoog en daalde het resultaat. De 12 jaar daarna ging het weer hard omhoog en steeg de winst cumulatief met 10%.

Zijn we nu weer toe aan een fase van achteruitgang? In hoeverre is er gezien de negatieve factoren die nu spelen nagedacht over de toekomst en is daarop geanticipeerd?

Antwoord

De Voorzitter geeft aan dat door de Raad van Commissarissen hierover veel met het management wordt gesproken en verschillende scenario's voor de korte en lange termijn worden bekeken. De heer Vinke vult aan volop in gesprek te zijn met elkaar over de opkomende recessie en hoe diep deze zal zijn.

We willen wel graag doorgaan met het investeringsprogramma/moderniseringen voor de toekomst. Voor de lange termijn is de vraag hoe gaan onze hoofdmarkten (bouw en constructie, verpakkingen, coatings) zich ontwikkelen en of we ook gaan kijken naar nieuwe segmenten? De strategiecyclus voor 4 jaar die in 2019 is gestart loopt door tot 2023.

Pagina 5 van 9