Nu sms'jes en e-mails onder verscherpt toezicht staan, moeten financiële bedrijven videogesprekken van hun personeel mogelijk screenen op mogelijke overtreding van de regels, nu er bezorgdheid is dat toezichthouders klaar staan om dergelijke gesprekken te onderzoeken op compliance-overtredingen.

Tot nu toe heeft een sectorbrede aanpak onder leiding van de U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) zich gericht op bedrijfsgerelateerde sms-berichten via niet-geautoriseerde platforms, zoals WhatsApp, die niet werden gevolgd en niet werden geregistreerd door gereguleerde bedrijven, voornamelijk tijdens COVID-19 lockdowns toen duizenden werknemers thuis werkten.

De SEC weigerde commentaar te geven voor dit verhaal, maar twee mensen met kennis van de Amerikaanse beleggersonderzoeken zeiden dat ze bezorgd waren dat de SEC de opnamevereisten zou uitbreiden naar Zoom-gesprekken, of vergelijkbare vormen van communicatie.

Financiële bedrijven nemen nu technologiespecialisten, advocatenkantoren en risicoadviseurs in dienst om ervoor te zorgen dat videogesprekken worden gemonitord en bewaard zoals vereist, om te voldoen aan de eisen voor het bijhouden van gegevens en om de risico's te beheren dat dergelijke gesprekken worden gebruikt om niet-openbare informatie illegaal te delen, zo vertelden een dozijn bronnen aan Reuters.

De handhaving valt samen met de toegenomen inspanningen van Amerikaanse en Britse regelgevende instanties om de bescherming te verbeteren voor "mamma & pop" beleggers die meer van hun vermogen op de financiële markten zetten naarmate het fenomeen van de meme-aandelen zich voortzet.

"Ik denk dat we nog geen idee hebben hoe we video kunnen integreren in een sterk gereguleerde werkomgeving," zei Brad Levy, CEO van marktinfrastructuur- en technologiefirma Symphony, die JP Morgan en Goldman Sachs tot haar klanten mag rekenen.

Videogesprekken worden over het algemeen beschouwd als vervanging voor persoonlijke vergaderingen en daarom zijn er momenteel weinig of geen formele registratieverplichtingen.

Maar Matthew Nunan, een partner bij het advocatenkantoor Gibson, Dunn & Crutcher en voormalig EMEA hoofd van gedragsrisico's bij Morgan Stanley, zei dat het "zeer waarschijnlijk" was dat toezichthouders zouden beginnen met het beoordelen van mogelijke nalevingsfouten bij videogesprekken.

"Als klantgesprekken via Microsoft Teams worden gevoerd, dan zouden we verwachten dat deze worden vastgelegd. Het gaat om het vermogen van bedrijven om relevante bedrijfsdocumenten op te nemen, te bewaren en te produceren, ongeacht hoe deze worden gemaakt," zei hij.

Sarah Pritchard, uitvoerend directeur voor markten bij de Britse Financial Conduct Authority, vertelde afgevaardigden op haar jaarvergadering deze maand dat haar toezichtrichtlijnen de nadruk leggen op marktmisbruik en de mechanismen die gebruikt worden om dergelijke activiteiten mogelijk te maken.

NALEVING OP DE WERKPLEK

Medewerkers die opzettelijk gevoelige informatie deelden, waren het meest geneigd om persoonlijke ontmoetingen te organiseren zonder gebruik te maken van apparatuur op de werkplek, aldus bronnen.

Maar onderzoeken uit het verleden hebben bewijs van wangedrag via werkgerelateerde e-mail en chatrooms aan het licht gebracht, waardoor managers onder druk zijn komen te staan om mogelijke overtredingen via videogesprekken, die nu routinematig door duizenden financiële medewerkers worden gebruikt, te evalueren.

"De manier waarop we werken is in korte tijd enorm geëvolueerd en bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze absoluut op de hoogte zijn van de nieuwe risico's die dit met zich meebrengt," aldus Claire Garrett, hoofd van de afdeling financiële instellingen bij Marsh.

Ten minste twee grote internationale banken nemen nu gesprekken met Zoom op, aldus bronnen met kennis van zaken, die niet bij naam genoemd willen worden omdat de informatie niet openbaar is.

De ene bank neemt Zoom-gesprekken op die gevoerd worden door bepaald personeel, waaronder handelaren, terwijl de andere bank alle Zoom-gesprekken opneemt zodat de inhoud indien nodig later kan worden bekeken.

Reuters kon niet bevestigen wanneer een van beide banken is begonnen met het opnemen van dergelijke gesprekken en of dit volgde op een verzoek van de toezichthouder.

HSBC blokkeert het versturen van sms'jes door sommige medewerkers met hun werktelefoon, meldde Bloomberg op dinsdag, onder vermelding van niet nader genoemde bronnen. Een woordvoerder van HSBC weigerde commentaar te geven op de vraag van Reuters of HSBC ook videogesprekken tussen medewerkers en klanten opneemt en archiveert.

Een woordvoerder van Microsoft zei dat het bedrijf naleving van de regelgeving serieus neemt en gebruikers opnamemogelijkheden heeft geboden voor het opnemen van gesprekken die vereist zijn volgens de relevante regelgeving in de sector. Zoom reageerde niet op een verzoek om commentaar.

De Amerikaanse Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), die toezicht houdt op meer dan 624.000 Amerikaanse broker dealers, verplicht bepaalde bedrijven om te voldoen aan de zogenaamde "FINRA Taping Rule 3170".

Ontworpen om ongepaste praktijken bij de verkoop of marketing van financiële producten te voorkomen, moeten alle telefoongesprekken tussen geregistreerde personen en klanten minstens drie jaar lang op band worden opgenomen, waarbij elk kwartaal activiteitenrapporten aan de toezichthouder moeten worden voorgelegd.

FINRA weigerde commentaar te geven over hoeveel bedrijven onder de regel vallen en of de regel ook geldt voor videogesprekken.

Michael Watling, mede-hoofd van de groep overheidshandhaving en interne onderzoeken van advocatenkantoor Seward & Kissel LLP, zei dat de wijdverspreide aard van de SEC-handhaving de sector had verrast.

"...FINRA heeft de taperegel, die zeer specifieke omstandigheden geeft wanneer een makelaar-handelaar gesprekken moet opnemen. Daar is dus een lijn getrokken, maar die lijn kan alleen opnieuw getrokken worden als de regelgevers of het Congres aanvullende actie ondernemen om het toepassingsgebied uit te breiden."

Videogesprekken brengen "unieke risico's" met zich mee en de technologie die nodig is om videogesprekken efficiënt te screenen wordt niet op grote schaal gebruikt, aldus Matt Smith, CEO van communicatiebewakingsfirma SteelEye.

Werknemers zouden niet-publieke informatie visueel kunnen delen en audio-opnames zouden die uitwisseling niet vastleggen, zei hij.

De meeste platforms voor videogesprekken hebben chatfuncties, waaronder reacties in emoji-stijl, die manieren kunnen bieden om te communiceren zonder dat ze worden gedetecteerd door bewakingstoepassingen die woorden of zinnen markeren die op wangedrag kunnen duiden.

"...de reikwijdte van de regelgeving wordt bijna altijd groter als reactie op technologische ontwikkelingen," zei Ryan M. Yonk, econoom bij het American Institute for Economic Research.

De SEC heeft meer dan $2 miljard aan boetes opgelegd voor misstappen op het gebied van naleving van communicatie en staat op het punt om een vergelijkbaar uitgebreid onderzoek naar inbreuken bij beleggingsadviseurs af te ronden, meldde Reuters vorige maand exclusief. De SEC heeft duizenden personeelsberichten verzameld van meer dan een dozijn grote beleggingsmaatschappijen.

"...ik ga ervan uit dat dit een goudmijn aan gegevens oplevert en dat van daaruit allerlei andere onderzoeken van start kunnen gaan," voegde Levy van Symphony eraan toe. (Aanvullende rapportage door Chris Prentice in New York en Michelle Price in Washington D.C. en Huw Jones in Londen; Redactie door Sharon Singleton)